Bạn không hoàn thành được danh sách việc cần làm của mình? Có thể vấn đề không phải do năng suất, mà do sự ưu tiên của bạn. Nếu bạn học được cách ưu tiên danh sách việc cần làm, bạn sẽ hoàn thành được công việc.
Chúng tôi có thể cho bạn biết cách chọn đúng ứng dụng lên danh sách công việc phải làm, nhưng tất cả đều vô ích nếu danh sách của bạn vừa dài vừa lộn xộn. Trong thực tế, thiếu ưu tiên là một trong những lý do các ứng dụng khiến bạn kém hiệu quả hơn là hỗ trợ.
Thay đổi liên tục: Hệ thống 3-Strike
Đây là bí quyết để ưu tiên danh sách nhiệm vụ mà sẽ không có ai chia sẻ với bạn: Bạn phải thường xuyên thay đổi nó. Năng suất không phải là một hằng số, tất cả chúng ta đều trải qua những thăng trầm. Phương pháp hiệu quả với bạn khi bạn tập trung và được thúc đẩy có thể không hoạt động khi bạn đang đấu tranh để duy trì thực hiện kế hoạch.
Chúng ta đã thử nghiệm với hầu hết các hệ thống ưu tiên nhiệm vụ, từ việc phân chia danh sách theo định vị đến xếp hạng nhiệm vụ cảm tính. Nhưng ta biết rằng mọi thành công của phương pháp đều là tạm thời.
Và bây giờ chúng ta có một hệ thống 3 strike. Khi chúng ta không đạt được các mục quan trọng của danh sách việc cần làm ba lần với một hệ thống, ta sẽ bỏ nó và bắt đầu một cái mới.
Đáng ngạc nhiên, đây là một hệ thống hiệu quả. Sự thay đổi trong “làm thế nào tôi hoàn thành công việc” thường khiến chúng ta thoát khỏi lối mòn và mang lại mục đích của năng suất: thực sự hoàn thành công việc.
Vậy bạn có thể sử dụng những hệ thống ưu tiên danh sách việc cần làm nào?
Hệ thống GTD tuy cũ nhưng hiệu quả
Chuyên gia năng suất David Allen, người phát minh ra hệ thống Getting Things Done (GTD), cho rằng điều quan trọng nhất về danh sách việc cần làm của bạn là dành sự ưu tiên cho đúng việc:
Hệ thống GTD của Allen là một cách khá tốt để sắp xếp các ưu tiên của bạn, nhưng đó không phải là cách duy nhất. Có thể không phải ai cũng quen với GTD, nhưng một khi bạn áp dụng các nguyên tắc của nó vào danh sách nhiệm vụ của bạn, năng suất của bạn sẽ tăng lên.
Cho đến nay, ứng dụng tốt nhất mà chúng tôi đã thấy để đưa các nguyên tắc GTD vào hành động là GTDNext. Nó hoàn toàn là một ứng dụng web và do đó phục vụ cho những người làm việc tại chỗ với máy tính để bàn, cách mà đa số chúng ta làm việc, nó phù hợp với thực tế.
Chiến lược 2 danh sách của Warren Buffett
Là một trong những người giàu nhất thế giới, Warren Buffet có thủ thuật riêng để quản lý các ưu tiên của bạn. Trong một câu chuyện nổi tiếng, ông yêu cầu Mike Flint, phi công cá nhân của mình, liệt kê 25 điều anh ta muốn làm – gọi là danh sách A. Sau đó, ông yêu cầu anh ta khoanh tròn top 5 trong số này – gọi là danh sách B. Dưới đây là cách cuộc trò chuyện diễn ra:
Flint: “À, 5 cái ưu tiên là trọng tâm chính của tôi, nhưng 20 cái khác lại đứng ở vị trí thứ hai. Chúng vẫn quan trọng vì vậy tôi sẽ làm việc liên tục khi tôi thấy thích hợp. Chúng không phải là việc khẩn cấp, nhưng tôi vẫn có kế hoạch để nỗ lực thực hiện chúng.”
Buffett: “Không. Anh nhầm rồi, Mike. Mọi thứ anh không khoanh tròn chỉ trở thành danh sách tránh bằng mọi giá của bạn. Dù như thế nào, những việc này sẽ không thu hút sự chú ý của anh cho đến khi anh thành công với top 5 của mình.”
Cốt lõi lời khuyên của Buffett là chúng ta dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ phụ mà biện minh cho chính mình. Loại bỏ những việc đó và bạn sẽ loại bỏ được tất cả các dự án được thực hiện một nửa trong danh sách việc cần làm của bạn.
Hầu hết các ứng dụng lên danh sách công việc phải có một cơ chế để đánh dấu một số nhiệm vụ là ưu tiên. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng như Any.Do, chế độ lập kế hoạch và chế độ tập trung của nó có thể dễ dàng giảm bớt công việc của bạn xuống danh sách top 5 dễ dàng.
Ma trận Eisenhower bốn góc
Cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower nổi tiếng đã phân loại nhiệm vụ của mình theo tầm quan trọng và tính cấp bách, mà Stephen Covey (tác giả của cuốn sách 7 thói quen hiệu quả) đã chuyển đổi thành kỹ thuật bốn phần tư.
Bạn phải phân loại nhiệm vụ thành một trong bốn phần tư đó. Phần tư 1 gọi là Q1 (Quan trọng và Khẩn cấp), là những gì bạn phải giải quyết trước tiên. Đối phó với Q2 (Quan trọng, Không Khẩn cấp) và Q3 (Khẩn cấp, Không quan trọng) khi bạn thấy phù hợp, nhưng ưu tiên trong số hai cái thì nên giải quyết Q2 càng nhiều càng tốt. Q4 có thể được bỏ qua!
Có khá nhiều ứng dụng thực hiện việc này, như Eisenhower.me cho iOS hoặc MyEffectiveness cho Android. Nhưng phương pháp yêu thích nhất là ý tưởng của Angela về việc sử dụng ma trận Eisenhower trong Todoist bằng cách tạo nhãn. Bằng cách đó, bạn vẫn có thể dựa vào các tính năng mạnh mẽ khác của một ứng dụng công việc chính thức như Todoist.
Hãy tự đặt cho mình một câu hỏi
Nếu bạn hoàn toàn phải ngừng làm việc sau khi thực hiện một nhiệm vụ, bạn sẽ làm gì?
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nó thực sự là một câu hỏi khó trả lời. Nó dựa trên Nguyên tắc Pareto, cho biết 20% công việc của bạn thường mang lại 80% kết quả của bạn, vì vậy, đó là tất cả về việc xác định tác vụ 20%. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật nói trên để cắt giảm danh sách của bạn thành các mục quan trọng, và sau đó khi bạn phải tìm ra việc tiếp theo cần làm, câu hỏi của Cooper có thể cho bạn câu trả lời.
Nguồn: makeuseof.com
